攀枝花市仁和区档案局

关于加强声像档案管理工作的通知

各乡镇人民政府，街道，区级各部门，省、市驻区各直管单位：

为丰富国家档案资源、规范声像档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《各级各类档案馆收集范围规定（国家档案局9号令）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002)和《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014)等法律法规和行业标准，结合我区《四川省电子文档管理系统》的使用情况，现将有关事项通知如下：

    一、高度重视声像档案工作

声像档案是指单位和个人在行使职责和从事本单位工作活动中形成的、具有保存价值的照片（包括数码照片）、底片、录音带、录像带、光盘、磁盘、专题片、音频、视频等声像材料。

声像档案是档案的重要组成部分，具有直观、形象、生动、真实的特点，有很强的社会价值和历史价值。加强声像档案管理工作，对于丰富资源、服务经济社会发展具有十分重要的作用。

    二、规范声像档案管理

(一)各乡镇、街道、各单位要结合本单位职能特点，建立本单位主办或承办的重要会议和重大活动、覆盖本单位主要职能活动的声像档案收集归档制度；

（二）明确声像档案归档范围、归档部门和责任人员，定期进行督促检查，使声像档案归档工作制度化、规范化、经常化；

（三）各乡镇、街道、各单位工作人员在每次活动结束时要及时向档案室移交相关声像资料，并附相应的文字说明，应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素，概括揭示声像资料反映的主要内容，使声像档案的归档工作规范有序。

    三、做好声像档案业务工作

（一）主动加强声像档案收集

一是要积极关注本地区、本部门的重要会议、重大事件、重要活动和本单位的主要职能活动，有计划、有目标、有重点地开展现场数码照片、音视频等收集工作，并要通过各种渠道和手段，把散存在本地区本部门及个人手中的声像资料收集起来，做到应归尽归；二是要逐步开展传统载体声像数字化工作，传统载体的声像档案，尤其是录音带、录像带，有些已经超过了使用寿命，有些播放设备已不普及，及时规范地将之数字化对这部分档案的保护和利用意义重大。

    （二）明确声像档案归档范围

1、本乡镇、街道、本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的声像档案；

2、记录本乡镇、街道、本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像档案；

3、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光及民间风俗和著名人物的声像档案；

4、领导人、著名人的和国际友人参加与本乡镇、街道、本单位、本地区有关的重大公务活动的声像档案；

5、本乡镇、街道、本单位重点建设项目、重点科研项目的声像档案；

6、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像档案；

7、本乡镇、街道、本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的声像档案；

8、本乡镇、街道、本单位历届领导班子成员的证件照片；

9、记录本乡镇、街道、本单位荣获荣誉性奖状、证书、锦旗等活动的声像档案；

10、其他具有保存价值的声像档案。

（三）数字声像档案的归档要求

1、数码照片

（1）归档的数码照片尽量采用支持RAW格式的专业数码相机拍摄，采用的格式为RAW、JPEG或TIFF格式，重要珍贵重的数码照片推荐使用RAW格式。

（2）归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

（3）对反映同一内容的若干数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整，不归档的数码照片作为资料保存。

（4）数码照片归档后还应采用专门的照片打印纸或加洗成一份5寸纸质照片归档，装入符合要求的照片档案盒，按照要求填写说明，并在照片背面的左上角标注全宗号-目录号-案卷号-张号。说明的填写方法：

题名：简明概括、准确反映照片的基本内容。人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

照片号：张号

底片号：数码照片无底片，不填写

参见号：与本件档案有密切联系的其他载体档案的档号

时间：照片档案拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位

文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像反映的信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项也可在此栏表述，如照片归属权不属于本单位的，注注明照片版权、来源等

2、音视频

（1）归档的音频文件应具备必要的品质，尽量采用专业的音频生成设备，音频文件采样频率不低于44.1KHZ，视频文件比特率不低于8MBPS，音频电子文件应为WAV或MP3格式；归档的视频电子文件应为MPEG或AVI格式。

（2）归档的音频电子文件应是用数字录音或成像设备直接录音或拍摄形成的原始音频、视频文件，经过添加、合成等修改内容、颠倒时序处理过的音频电子文件不能归档的作为资料保存。

（四）声像档案的整理

1、编号

（1）照片档案

档号由全宗号、目录号、案卷号、张号组成，格式为：全宗号-目录号-案卷号-张号。

（2）录音、录像档案（音、视频档案）

档号由全宗号、目录号、件号组成，格式为：全宗号-目录号-件号。

2、电子全文命名

（1）整理过程中，应对声像档案电子全文进行重命名；

（2）照片档案电子全文采用“全宗号-目录号-案卷号-张号.扩展名”格式命名。（注意“-”必须是半角的短横线）；

（3）录音、录像（音、视频）电子全文采用“全宗号-目录号-件号.扩展名”格式命名。（注意“-”必须是半角的短横线）

全宗号：为4位阿拉伯数字。

目录号：为3位阿拉伯数字。

案卷号：为3位阿拉伯数字。

张（件）号：为3位阿拉伯数字。

扩展名：根据声像档案要求的电子文件格式，扩展名可以是“jpg”、＂mp3”、＂mp4”、“avi”等。

3、著录声像档案电子目录

   声像档案形成时，应在《四川省电子文档管理系统》著录电子目录。照片档案在《系统》照片档案文件级著录项中录入，年度、保管期限、档号、题名、归档时间为必录项；音、视频档案在《系统》录音、录像档案著录项中录入，年度、保管期限、档号、件号、题名、归档时间为必录项。

4、挂接声像档案电子全文

数码照片归档时，应在《系统》著录电子目录时挂接电子全文；音、视频电子全文因为文件过大，经测试在《系统》中挂接、浏览和进行数据操作非常不便，因此，按下述方式进行挂接：

（1）在《系统》的“安装目录”下新建两个文件夹，分别命名为“LY”和“LX”，用于存放“音频档案”和“视频档案”。

（2）在上述建立的文件夹中，按全宗号-目录号建立文件夹，存储电子全文。

    例：电子全文：全宗号-目录号-件号.MP3存储方式如下：

文件夹 LY

文件夹 全宗号-目录号

电子全文  全宗号-目录号-件号.MP3

5、数字声像档案备份

做好数字声像档案安全工作。要求每次著录、挂接完成后进行一次备份工作，即将《系统》安装目录下的“DB”、“DATA”、“LY”、和“LX”文件夹全部复制到指定的其他目录进行备份。（此处提到的”指定其他目录“可以命名为声像档案数据备份（日期）”，日期的格式为“年月日”，例：20180102）。

要求备份数据至少有两套，一套存于本机，一套存于移动存储设备，要求至少保留最近的5个不同日期的备份数据。

    四、严格考核问责

单位公务活动或公职人员职务活动行为所形成的声像档案必须做到应收尽收、应归尽归、应交尽交，严禁不按规定收集归档、据为己有或拒不移交。对违反相关规定的人员将根据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》严肃追究相关人员责任。各乡镇、街道、各单位于每年12月25日前将形成的声像档案备份数据移交一套到区档案馆集中保存，区档案局将声像档案收集、整理和移交工作纳入年度综合目标考核，对未收集整理和移交声像档案的乡镇、单位实一票否决，档案工作年底考核均为不合格。

                        攀枝花市仁和区档案局

                           2018年4月25日