攀枝花市仁和区综合行政执法局

档案管理办法

 

为了推进我局档案管理工作的规范化、科学化和信息化，充分发挥档案在我局各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的规定，结合我局工作实际,特制定本档案管理办法。

一、档案工作制度

1.我局档案是一个独立的全宗档案。我局档案分为文书档案、企业档案、科技档案、声像档案、会计档案、电子档案等门类。它真实地反映了我局开展各项工作的历史面貌，对我局各项工作的顺利开展具有重要的凭证和参考作用。我局建立综合档案室，对我局全部档案实行集中统一管理。任何部门和个人不得将文件材料私自保管或据为己有。

2.档案管理工作是我局工作的一个重要组成部分，将档案管理工作纳入我局领导的议事日程，并将文件材料的形成、积累、收集、整理和归档列入全局的目标管理。

3.我局的档案管理工作由分管办公室工作的局领导主管，办公室主任直接分管，综合档案室配备一名政治可靠、适应工作、相对稳定的专职档案员，各股室确定一名兼职档案工作人员负责本股室文件材料的收集、整理、录入、归档、移交工作。

二、档案管理制度

（一）档案收集、整理制度

1.归档范围

凡属我局在工作活动中形成的已办理完毕，具有查考和凭证价值的各种文字材料、图表、声像等均属归档范围（详见各种门类档案分类、归档范围及保管期限表）。

2.归档时间

（1）文书档案：按年度以“件”为单位进行整理。文件材料在办理完毕后，由兼职档案员进行收集归档，做到“随办随归”。各股室的文件材料在办理完毕后及时向综合档案室移交。

（2）会计档案：按年度进行归档整理.

（3）科技档案：在基建工程结束检查验收后，由工程项目负责人指定专人收集、整理、录入、归档后向综合档案室移交；设备档案在开箱时通知档案员参加验收、登记、归档，交综合档案室集中保管。

（4）声像档案：在录制、摄影后由负责录制、摄影人在照片上和磁带上标明录制的时间、地点、事由，并连同底片交档案室整理归档。

（5）电子档案：在我局工作活动中形成的电子文件，做好备份保存，及时归档。

3.归档要求

归档的文件材料必须齐全、完整、准确。我局形成的文件应将原稿，打印件附件附在一起，并盖上公章（打印稿在前，底稿在后）。归档文件材料应符合规范要求，书写材料应用碳素、蓝黑墨水书写，不得用红墨水、铅笔、复写纸书写。

（二）档案保管制度

1.档案人员对我局各类档案妥善保管，认真做好档案的防火、防光、防潮、防高温、防虫、防盗等工作，经常保持室内清洁卫生。

2.定期检查档案的安全保管情况，坚持每季度检查一次，并做好记录。同时结合保密检查等进行重点抽查，做好安全工作，发现问题及时处理。

3.持库房的清洁卫生，做到清洁整齐，不得在库房内存放易燃、易爆物品及其它物品。

4.建立健全档案保管过程中的档案收借、移交、登记制度，做到帐实相符、手续清楚。

（三）档案保密制度

1.档案人员要树立保密观念，遵守保密纪律，严格执行《保密法》，不得向无关人员泄露档案内容，保守档案秘密。

2.根据《保密法》规定，严格控制档案的利用范围，对保密的档案材料要限人利用，并不得外借。

3.定期检查档案的保管情况，发现泄密现象及时报告处理。

（四）档案统计制度

1.建立健全档案资料统计台帐，如档案利用登记簿、全宗名册、目录登记簿等，及时准确记载、统计室藏档案的变动情况。

2.按国家档案局、统计局的规定，向上级档案业务管理机关填报本室档案情况统计表及其它统计数据。

3.统计表册要求数据准确、帐实相符，做到档案、目录、数字三对口。

（五）档案鉴定、销毁和移交制度

1.档案鉴定工作是指档案价值鉴定，即鉴别档案的保存价值并确定其保管期限。档案的鉴定工作包括归档鉴定和复审鉴定。

2.档案鉴定应贯彻“审查从细、留存从宽”的原则，既要考虑历史发展的需要，又要服务于现实工作。

3.档案归档鉴定由档案管理部门指导归档部门进行。

4.定期组织档案复审鉴定。应加强鉴定工作的组织领导，成立鉴定小组，鉴定小组由本单位局领导、档案部门和相关业务部门组成。

5.档案的鉴定应采用直接鉴定法，对照本单位档案保管期限表，以案卷或件为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。

6.鉴定后应填写“档案鉴定工作表”，对保存期满经过鉴定仍具有保存价值的档案，应延长保管期限。对已到保管期限确实失去保存价值的档案，按规定进行销毁。

7.经过鉴定需延长保管期限的档案，应注意变更其保管期限，调整档案的排架顺序。案卷内文件有变动的应重新组卷。

8.经过鉴定需要销毁的档案，应写出鉴定报告，登记销毁清册，经主管局领导批准后方可销毁。未经批准，任何人不得随意销毁档案，严禁将待销毁的档案和不归档的文件资料作其他用途，更不能当废品出售。

9.销毁档案时，档案室应会同业务部门派二名以上人员进行监销，有关人员应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。

10.档案室在案卷目录中注明已销毁的档案，并将鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同鉴定工作报告、销毁清册等材料组成鉴定工作卷，放在全宗卷内永久保存。

11.应按规定向区档案局移交档案、案卷目录（一式二份）、有关的检索工具、参考资料：

12.向档案局移交档案时，应认真查验、鉴定，填写档案移交清册和档案移交登记表，履行有关的移交手续。

13.档案管理人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

（六）档案借阅利用制度

1.局领导和职工需查阅档案时，经履行查（借）阅手续后方可查（借）阅档案。

2.外单位需查借阅档案，需持单位介绍信和身份证，经分管领导同意后，方可提供利用。

3.借阅档案应履行借阅手续，做好借阅和利用效果登记。

4.凡查（借）阅档案的人员严禁在档案上涂改、勾划、传借。

5.借阅档案的人员必须妥善保管，不得遗失、损毁，借阅档案要按时归还。

6.档案利用完毕交回档案室时，档案员要认真检查核对，发现违法行为及时向领导报告，并按《档案法》有关规定严肃处理。

（七）档案人员变更交接制度

1.档案人员变换，要切实履行交接手续。

2.交接内容包括档案数量、档案有关设备、参考资料、登记、统计台帐等。

3.交接双方要认真核对档案的内容，并做好检查记录。

4.档案人员变换，要向区档案局备案。

（八）档案人员岗位职责

1.严格贯彻《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规和我局档案工作制度，按制度办事。

2.负责我局档案的收集、整理、鉴定、统计和提供利用工作。

3.认真做好档案的安全、保管、保护工作。

4.熟悉室藏档案情况，及时填报统计报表，收集和记载档案利用效果，充分发挥档案提供利用的作用。

5.积极主动向有关部门举报档案违法事件。

（九）电子文档管理制度

1.我局形成的电子文档由综合档案室集中统一保管，任何职工不得将电子文档私自保管或据为己有。

2.有保存价值的电子文档，必须适时生成纸质文件等硬拷贝，进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等更拷贝一并归档。

3.及时按照要求制作电子文件备份。

4.禁止用软磁盘作为电子文件长期保存的载体。

5.及时做好电子文档的移交，并办理移交手续。

6.及时按年度对电子文档的保管、利用等情况进行统计。

（十）资料收集制度

1.我局综合档案室负责收集相关的资料、图书。

2.收集的资料要齐全、完整。

3.收集的资料要按有关要求进行整理。

4.收集的资料积极向全局职工提供利用。